Die Ist- und Bedarfsanalyse hat zwei Ziele:

• Für staatliche Förderung weist die Ist- und Bedarfsanalyse den lokalen Bedarf nach. Die "Ergänzenden Hinweise zur Durchführung der Ist- und Bedarfsanalyse" enthalten dazu nähere Informationen (siehe Link rechts). Die Ist- und Bedarfsanalyse muss aufgeschlüsselt für private und gewerbliche Nutzer sein.
  
  
• Breitband-Anbieter können abschätzen, ob in der Gemeinde ein Markt für deren Breitband-Lösungen ist. Je höher der Breitband-Bedarf ist, umso wahrscheinlicher werden Anbieter versuchen, diesen Kundenmarkt zu gewinnen.

Diese beiden Ziele können mit dem Standardweg der Breitbandinitiative erreicht werden. Oder individuell gestaltet werden.

• Die Breitbandinitiative Bayern forderte Mitte 2007 die Gemeinden auf, Breitbandpaten zu benennen, die den Breitbandbedarf vor Ort ermitteln.
  Ein Jahr später waren über 100.000 unterversorgte Bürger, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen gemeldet. Hunderte Paten haben für jeden Ortsteil entsprechende Bedarfszahlen gemeldet.
  Dies zeigte eindrucksvoll, dass die Breitbandversorgung ein Problem ist.
  Allerdings reichen diese Umfragen nicht für die Begründung der Förderung aus: Es fehlt der Ist-Zustand aktuell eingesetzter Techniken und Begründungen für Breitband über die Mindestversorgung hinaus.
   
• Daher wurde Mitte 2008 die Breitbandinitiative und der Fragebogen weiterentwickelt: Mit dem nun verwendeten, unverbindlichen, Standardfragebogen (Download siehe rechts) wird genauer nachgefragt. Damit können die bereits vorhandenen Zugangstechniken und Übertragungsgeschwindigkeiten abgefragt werden, sowie bei einem gewerblichen Bedarf eine Begründung für einen über die Grundversorgung von mindestens 1 Mbit/s hinaus gehenden Bedarf.
  Eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung soll bei der Befragung eingeholt werden.
  
  Die zurückgegebenen Fragebögen können von Breitbandpaten im Breitbandportal erfasst werden ("Detallierter Bedarf (Stufe 2)"). Die eingegebenen Fragebögen werden automatisch aufbereitet und stehen in einer PDF-, RTF- (Word) oder Excel-Datei zur Verfügung. Insbesondere die RTF-Datei ermöglicht es den Breitbandparten, zusätzliche Informationen zur Gemeindesituation einzutragen.
  Dafür muss der Pate mit Vollmacht der Gemeinde registriert sein.
   
• Zusätzlich zu den Fragebögen kann die lokale Infrastruktur dokumentiert werden (vorhandene Funkmasten, Hauptverteiler, Leerrohre...) und mögliche Lösungen geplant werden. Das ist keine Fördervorraussetzung, hilft aber Gemeinde und Anbietern sehr. Die Kosten für Dienstleister, die Gemeinden dabei helfen, können gefördert werden (siehe Schritte der bayerischen Breitbandförderung).
   
• Sollten bereits anderweitige Umfragen und Planungen erfolgt sein: Diese Daten können verwendet werden. Nur ist die Eingabe im Breitbandportal nicht möglich und die Auswertung muss anderweitig erfolgen. Um den Breitband-Anbietern dennoch den Bedarf mitzuteilen, kann das das Ergebnis als "Bedarf (Stufe 1)" im Portal eingegeben werden: So sehen die Breitband-Anbieter die Anzahl der Breitbandunterversorgten pro Ortsteil.

• Wenn es sich um ein "überschaubares" Gemeindegebiet handelt, oder die Rücklaufquote des öffentlichen Aufrufs zu gering sein sollte, kann über persönliches Abfragen aller Haushalte und Unternehmen der Bedarf ermittelt bzw. nachgefasst werden.

• Die eigene Ortskenntnis und die Situation vor Ort (Sensibilität / Interesse vor Ort) sind ausschlaggebend für die Art der Datenerhebung.

• Die Bedarfsanalyse muss sorgfältig durchgeführt werden und einen realistischen Bedarf wiedergeben.